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RELAZIONE SULLA GESTIONE
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| BILANCIO ANNUALE 2013 | PRYSMIAN GROUP
esternamente e le poste presenti in bilancio. Inoltre, il
Consiglio di Amministrazione ha nominato il responsabile
della funzione di Internal Audit attribuendogli il compito
di verificare che il sistema di controllo interno relativo
all’informativa finanziaria sia sempre adeguato, pienamente
operativo e funzionante. A tal fine, annualmente la Direzione
Internal Audit redige un piano di audit, basato su un processo
strutturato di valutazione dei rischi - coerentemente al
modello di gestione dei rischi adottato dal Gruppo - e
approvato dal Comitato Controllo e Rischi e, successivamente,
dal Consiglio di Amministrazione. L’attività di pianificazione
dell’audit annuale non si basa solo sulle risultanze del
processo “ERM” ma tiene in considerazione anche i rischi
specifici identificati tramite interviste con l’Alta Direzione,
oltre a includere eventuali aree sulle quali insistono azioni di
miglioramento precedentemente rilevate. Nella conduzione
dell’attività di Internal Audit, è garantito allo staff della
funzione preposta libero accesso a dati e informazioni rilevanti
ai fini dell’attività stessa. Il Responsabile dell’Internal Audit
partecipa a tutte le riunioni del Comitato Controllo e Rischi,
relazionando sui risultati dell’attività con riferimento ai
problemi rilevati ed alle azioni di miglioramento concordate,
presentando l’avanzamento del piano di audit, eventuali
proposte di modifica al piano di audit originario ed il
grado di implementazione delle azioni di miglioramento
precedentemente concordate.
Al fine di assicurare un sistema di controllo interno affidabile
relativamente all’informativa finanziaria, Prysmian Group
ha adottato un corpo di procedure amministrative e
contabili, oltre a “policy”, procedure e istruzioni operative
tali da garantire un flusso efficace di informazioni con le
Affiliate. Il corpo di procedure amministrative e contabili
comprendono il Manuale Contabile di Gruppo (regole per
l’utilizzo e l’applicazione dei princìpi contabili), il Manuale
dei Processi Amministrativi, le procedure per la creazione e
diffusione dell’informativa finanziaria e altre procedure per
la preparazione del Bilancio Consolidato e dell’informativa
finanziaria periodica (ivi compresi il piano dei conti, la
procedura di consolidamento e la procedura per le operazioni
tra parti correlate). Le Funzioni Centrali di Prysmian Group
sono responsabili della diffusione della documentazione
alle Affiliate le quali hanno accesso tramite il sito intranet di
Gruppo. Anche le Affiliate emanano “policy”, norme
e procedure locali in coerenza con le linee guida stabilite
dal Gruppo.
Il Gruppo ha adottato un sistema di valutazione coordinato
centralmente e un processo di attestazione al fine di
garantire l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di controllo
interno, che include controlli sul processo di reporting
finanziario. Il sistema è stato sviluppato utilizzando il “COSO
framework”
(2)
sia per l’identificazione dei principali rischi sia
per l’individuazione dei principali controlli da adottare al fine di
mitigare i rischi identificati, assicurandosi così che il sistema di
controllo interno operi in maniera efficace.
Un’attività di “scoping” viene effettuata annualmente al fine
di identificare le società, i processi e relativi sottoprocessi da
sottoporre a verifica. Infatti, per ciascuna società operativa
e per ciascun processo del Gruppo “in scope”, la Direzione
Internal Audit procede a verificare - in maniera indipendente
- l’operatività dei controlli precedentemente identificati.
L’Amministratore Delegato e il Direttore Amministrazione
Finanza e Controllo di ciascuna affiliata operativa del
Gruppo, così come i Responsabili delle principali Direzioni
e Funzioni Centrali, sono responsabili del mantenimento
di un adeguato sistema di controllo interno che include
la verifica periodica del funzionamento, secondo criteri di
efficacia ed efficienza, dei controlli chiave che sono stati
identificati e testati dalla Direzione Internal Audit durante
l’implementazione del sistema di valutazione coordinato
centralmente. In qualità di responsabili, viene loro richiesto
di sottoscrivere semestralmente un’attestazione con la quale
confermano la corretta operatività del sistema di controllo
interno. L’attestazione, una volta sottoscritta, è indirizzata
al Direttore Finanza Amministrazione Controllo e IT (CFO)
del Gruppo Prysmian, ai Dirigenti Preposti alla redazione
dei libri contabili societari e al Responsabile della Direzione
Internal Audit. A supporto dell’attestazione rilasciata, i
Responsabili devono altresì confermare di aver condotto
specifici test volti a verificare l’operatività dei controlli chiave
e di aver conservato tutta la documentazione a supporto
delle conclusioni raggiunte; la documentazione deve essere
conservata per poter essere oggetto di una futura revisione
indipendente. Al fine di assicurare tale obiettivo la Società
richiede a ciascuna affiliata di inviare un “Questionario di
Controllo Interno” (ICQ) dettagliato. Tali ICQ documentano
i controlli chiave per ciascun processo di business ritenuto
critico e forniscono una descrizione di come il controllo operi
all’interno dell’unità operativa e descrivono inoltre quale tipo
di test è stato eseguito nel corso del periodo di informativa
al fine di confermare l’adeguatezza del controllo. Gli ICQ sono
aggiornati ogni sei mesi e sono compilati dagli “owner” di
ciascun processo. Al fine di confermare la coerenza di quanto
dichiarato, la Direzione Internal Audit rivede centralmente gli
ICQ inviati e seleziona alcune Affiliate o processi di business
per audit di follow-up analitici. Di concerto con ciascuna
Affiliata è inoltre definito e concordato un piano d’azione volto
a rafforzare il sistema di controllo in essere o a correggere
specifiche carenze dello stesso.
Il Gruppo ritiene che il numero di processi analizzati e di
affiliate valutate attraverso questo sistema di valutazione
è sufficiente per soddisfare i controlli richiesti dalla legge
262/05.
(2) ”COSO Framework - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”.
